Klauzula informacyjna CCTV
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych pozyskiwanych za pomocą monitoringu wizyjnego jest ETNIKA Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Złotej 59, 00-120 Warszawa, Polska, NIP 7011114082 („ETNIKA”, „Administrator”).
W sprawach dotyczących monitoringu, przetwarzania danych oraz realizacji praw można skontaktować się z Administratorem listownie na powyższy adres, z dopiskiem „RODO/CCTV”, albo za pomocą aktualnego kanału kontaktowego wskazanego na stronie internetowej ETNIKA. Jeżeli Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, korespondencję do niego można kierować na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”; aktualne dane kontaktowe IOD są publikowane na stronie internetowej.
2. Zakres monitoringu i kategorie danych
Niniejsza klauzula dotyczy klientów, odwiedzających, dostawców, kontrahentów, pracowników i innych osób znajdujących się w zasięgu kamer w oznaczonych lokalizacjach ETNIKA. Monitoring może obejmować wyłącznie niezbędne i wyraźnie oznaczone obszary, takie jak wejścia i wyjścia, sala sprzedaży, strefa kas, ciągi komunikacyjne, magazyn, strefa dostaw albo parking — tylko jeżeli dana strefa jest faktycznie objęta kamerami. Informacja umieszczona przed wejściem w zasięg kamer pozwala ustalić, że dana lokalizacja lub strefa jest monitorowana.
Przetwarzane dane mogą obejmować wizerunek, wygląd, sposób poruszania się, obecność w określonym miejscu i czasie, przebieg zarejestrowanego zdarzenia oraz — jeżeli są widoczne w kadrze — oznaczenia rzeczy lub numery rejestracyjne pojazdów. Monitoring nie obejmuje dźwięku. ETNIKA nie wykorzystuje nagrań do rozpoznawania twarzy, identyfikacji biometrycznej, analizy emocji ani profilowania.
Kamery nie obejmują pomieszczeń sanitarnych, przebieralni ani innych przestrzeni, w których osoba ma uzasadnione oczekiwanie szczególnej prywatności. Zasięg kamer jest ograniczany tak, aby nie utrwalać obszarów, które nie są potrzebne do realizacji wskazanych poniżej celów.
3. Cele i podstawa prawna
Nagrania są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa klientów, pracowników i innych osób, ochrony mienia, zapobiegania kradzieżom, uszkodzeniom i innym incydentom, wyjaśniania ich przebiegu, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadnione interesy Administratora polegające na ochronie osób i mienia oraz zabezpieczeniu materiału dowodowego.
Monitoring jest stosowany wyłącznie wtedy, gdy Administrator ocenił go jako niezbędny i proporcjonalny do ryzyka, a celu nie można rozsądnie osiągnąć za pomocą mniej ingerujących środków. Nagrania nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z powyższymi celami, w szczególności do marketingu ani do stałej kontroli wydajności pracowników.
Jeżeli zasięg monitoringu obejmuje stanowiska pracy lub pracowników, Administrator stosuje dodatkowo warunki określone w art. 22² Kodeksu pracy, w tym wymogi dotyczące celu, zakresu, oznakowania oraz uprzedniego poinformowania pracowników.
4. Sposób pozyskania danych i dobrowolność
Dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby poprzez obserwację i automatyczne utrwalenie obrazu w chwili wejścia w oznaczony zasięg kamery. Podanie danych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym. Wejście do monitorowanej strefy powoduje jednak zarejestrowanie wizerunku, jeżeli osoba znajdzie się w polu widzenia kamery.
5. Okres przechowywania
Nagrania są co do zasady przechowywane nie dłużej niż 30 dni od ich zarejestrowania, po czym są automatycznie nadpisywane lub trwale usuwane. W konkretnej lokalizacji może obowiązywać okres krótszy, jeżeli jest wystarczający do realizacji celu monitoringu.
Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu albo Administrator powziął wiadomość, że może ono stanowić dowód, odpowiedni fragment może zostać zabezpieczony i przechowywany do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub upływu terminu dochodzenia roszczeń. Po ustaniu tej potrzeby materiał jest niezwłocznie usuwany. W przypadku monitoringu pracowników okres przechowywania pozostaje również w granicach określonych w art. 22² Kodeksu pracy.
6. Odbiorcy danych
Dostęp do nagrań mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków. Odbiorcami mogą być podmioty świadczące na rzecz ETNIKA usługi ochrony, obsługi systemu CCTV, serwisu, hostingu lub wsparcia IT — jako podmioty przetwarzające i na podstawie odpowiednich umów — a także ubezpieczyciele, doradcy prawni oraz podmioty dochodzące lub odpierające roszczenia, jeżeli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.
Nagrania mogą zostać udostępnione Policji, prokuraturze, sądom lub innym uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy albo prawnie skuteczne żądanie. Nagrania nie są publicznie udostępniane.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Administrator nie zamierza regularnie przekazywać nagrań poza Europejski Obszar Gospodarczy. Gdyby wykorzystywana usługa techniczna powodowała takie przekazanie, nastąpi ono wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, po zastosowaniu odpowiedniego mechanizmu transferowego i wymaganych zabezpieczeń; informacja o tym zostanie udostępniona osobom, których dane dotyczą.
8. Prawa osób zarejestrowanych
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo żądania dostępu do danych i uzyskania kopii nagrania, usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec praw i wolności osoby albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Aby umożliwić odnalezienie nagrania przed jego nadpisaniem, wniosek powinien w miarę możliwości wskazywać miejsce, przybliżoną datę i godzinę oraz opis osoby lub zdarzenia. Realizacja prawa do kopii nie może naruszać praw i wolności innych osób; dlatego Administrator może zastosować maskowanie wizerunków, udostępnić bezpieczny wyciąg albo — gdy jest to adekwatne — umożliwić chroniony wgląd. Prawo do sprostowania ma ograniczone zastosowanie do obrazu stanowiącego zapis zdarzenia, a prawo do przenoszenia danych nie ma zastosowania do przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, za pośrednictwem kanałów wskazanych na stronie uodo.gov.pl.
9. Zautomatyzowane decyzje i bezpieczeństwo
Nagrania nie są wykorzystywane do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności ograniczenie uprawnień, kontrolę dostępu do systemu i rejestrowanie operacji na nagraniach.
10. Warstwowa informacja i aktualizacja klauzuli
Przed wejściem w zasięg kamer umieszczana jest czytelna informacja pierwszej warstwy o monitoringu i Administratorze, zawierająca odesłanie do niniejszej pełnej klauzuli. Klauzula może zostać zaktualizowana, jeżeli zmienią się cele, zakres, technologia, dostawcy lub przepisy. Wersja i stan prawny: